Carta Porte: resuelve 4 principales retos para cumplir con esta obligación

De acuerdo con la dispuesto por el SAT, el Complemento de Carta Porte se convierte en un comprobante con validez fiscal y respalda, entre otras cosas, las actividades de tránsito de mercancías por vías federales para todos los contribuyentes.

Hasta hace poco, hablar de Carta Porte únicamente tenía que ver con el sector de Transportistas. Pero con los cambios recientes anunciados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en 2022, la charla sobre Complemento para Carta Porte involucra a la mayoría de contribuyentes.

De acuerdo con la dispuesto por la autoridad, el Complemento de Carta Porte se convierte en un comprobante con validez fiscal y respalda, entre otras cosas, las actividades de tránsito de mercancías por vías federales para todos los contribuyentes.

Por lo tanto, es de cumplimiento obligatorio para toda persona o empresa que requiera dar respaldo legal a sus envíos.

¿Cómo iniciar con la Carta Porte?

De entrada, recordemos qué es el Complemento de Carta Porte:

• Se trata de un comprobante con valor fiscal, en formato electrónico, que se emite en forma de complemento de una factura.
• Su función central consiste en proporcionar información detallada de las operaciones relacionadas con el transporte o movimiento de bienes y mercancías; ya sea por medios propios o contratando medios externos para ese servicio.

Toma en cuenta que el requerimiento de emitir una factura digital y su Complemento de Carta Porte entró en vigor el 1 de enero de este año y en estos días estamos en un periodo de transición y familiarización de cómo generar el documento. Errores y omisiones en este, se penalizarán a partir del 31 de julio de 2023, pero: ¿por qué esperar a que eso suceda?

Este periodo de gracia a puesto a las empresas a prueba en términos de rápidez y eficacia para sumarse a la obligación; así como cumplir en tiempo y forma. Los retos alrededor al interior de las organizaciones comienzan a sumarse y hay que resolverlos oportunamente para evitar multas y sanciones.

Te compartimos aquí, lo que hemos descubierto:

1. Los procesos pueden ser complicados

   Generar y completar el Complemento de Carta Pore con la información detallada que solicita la autoridad, así como los datos de la empresa transportista o embarcadora y demás referencias a tener, puede hacer el proceso muy lento.

   Esto se debe a, sobre todo para los contribuyentes que se suman a la disposición, a la falta de experiencia y organización en el intercambio de información, así como en saber exactamente que debe ir de acuerdo con la disposición de Carta Porte.

   Se requiere una comunicación efectiva entre áreas internas y, principalmente, quienes están fuera (como los transportistas, por ejemplo), a fin de contar con los datos e información para llenar los campos y generar el Complemento de Carta Porte.

   Se requiere que las personas, como recomendación, agenden en sus actividades recopilar o intercambiar la información con anticipación; evitando que abruptamente dejen de hacer otros procesos y se dediquen a la Carta Porte. Se necesita más visibilidad osbre cuándo y cómo se debe generar el complemento.

2. Importante: digitalizar los procesos

   Muchas empresas consideran que el uso de la tecnología ayudará a cumplir sin tantas complicaciones, además de facilitar actividades como captura y registro de información, e incluso generar el propio Complemento de Carta Porte.

   La observación es correcta: la digitalización de los procesos utilizando un software empresarial, ayudará a agilizar el proceso, reducir los tiempos de generación y entrega del documento.

   Será importante saber si el software empresarial destinado a esa operación, ya cuenta con las funcionalidades y características actualizadas para apoyar el cumplimiento de la obligación de Carta Porte.

3. Seguridad de la información

   Los transportistas de las mercancías son lo que deben portar este complemento; mas, existen opiniones empresariales sobre el posible problema de seguridad que se puede presentar al poner a su alcance el detalle de la mercancía transportada.

4. Complementar la información resulta complejo

   El llenado de la Carta Porte, en algunos casos puede ser muy complejo. Recordemos que ahora se deben llenar 185 campos y hacer más de 158 validaciones. Nuevamente, en este punto vuelve a ser necesaria el uso de la tecnología; y así las empresas hagn dicha tarea de una manera más ágil y eficiente.

En el caso de los transportistas, quizá no exista experiencia en implementar este tipo de requerimientos. Con ellos, de igual modo, habrá que aplicar el uso de tecnología.

Los transportistas de las mercancías son lo que deben portar este complemento; mas, existen opiniones empresariales sobre el posible problema de seguridad que se puede presentar al poner a su alcance el detalle de la mercancía transportada.

Es importante que las empresas y los contribuyentes que ahora están obligados a emitir el Complemento de Carta Porte, así como distribuidoras, transportadores y en general que realicen traslado de bienes o mercancías, consideren estos puntos y se preparen para cumplir con este requerimiento.

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